Система учета рабочего времени в офисе

Система контроля и управления доступом (СКУД) нередко используется на многих предприятиях, включая производства, офисы, складские помещения и т.д. Ее основной функцией является безопасность – распознавание персонала и ограничение несанкционированного доступа лиц на территорию. Кроме того, некоторые работодатели применяют СКУД для учета рабочего времени своих сотрудников, контролируя с их помощью, кто и когда зашел в офис/цех/склад или вышел оттуда. Однако почему эта опция показала свою неэффективность для офисных работников?

На сегодняшний день, всё больше систем контроля доступа оснащаются функцией учета рабочего времени, а фиксация времени входа-выхода персонала учитывается при контроле дисциплины, начислении заработной платы, премий или штрафов. 

Более того, даже самые инновационные системы управления доступом не могут контролировать производительность офисного персонала. Они только фиксируют, кто и когда приходит на работу, а когда уходит с нее. Человек может отмечать идеальный 8-часовой рабочий день без малейших опозданий или лишних перерывов, и при этом будет постоянно играть в компьютерные игры или общаться в соц. сетях, вместо выполнения своих обязанностей. А другой сотрудник может каждый день немного опаздывать, но работать с максимальной эффективностью и уходить из офиса позже остальных – однако в нем СКУД будет распознавать злостного нарушителя дисциплины.

Система такого типа нуждается в профессиональном обслуживании, без которого она не сможет грамотно и точно обрабатывать полученные данные. На любом предприятии есть различные категории персонала, каждая из них имеет свой особый график работы и должностные обязанности. 

Учет рабочего времени в офисах содержит в себе множество деталей и вариантов, от соблюдения которых напрямую зависит правильность его результатов. Например, система должна учитывать не только общее время нахождения на предприятии в течение дня с момента первого входа до момента последнего выхода. Также необходимо принимать во внимание интервалы присутствия, как суммарно, так и по отдельности. Правильная фиксация всей этой информации (особенно, для большого коллектива) требует немалого времени и ответственности.

Способы контроля эффективности сотрудников и отделов

Когда в компании 3-5 человек — всё просто. Потому что все, сидят в одном офисе и постоянно общаются напрямую, а руководитель непосредственно знает, чем любой сотрудник занимается в конкретный момент времени. Но когда компания вырастает хотя бы до пары десятков человек, всё меняется. И это большое заблуждение — что контроль рабочего времени целесообразен только для многотысячных компаний-колоссов.

На самом деле, нет разницы, 10 сотрудников у вас или 1 тысяча — и те и те имеют все шансы использовать рабочее время, опаздывать, сами устраивать для себя обеденные перерывы. Естественно, с ростом числа сотрудников многое меняется, но не виды дисциплинарных нарушений и не методы их контроля.

Есть несколько видео учета рабочего времени, самый распространенный — системы контроля и управления доступом (СКУД). Идея в том, что, приходя на работу, сотрудник отмечается на пропускной, и проделывает ту же процедуру, уходя с работы. Но насколько хорошо он работал в этом промежутке между приходом и уходом? Классическая СКУД может решить лишь одну проблему — проблему опозданий. Поэтому руководители компании дополняют ее другими решениями:

Видеокамеры. Помогают контролировать перемещения сотрудников, позволяют исключить несанкционированные «перекуры».

Биометрические терминалы. Исключают возможность обмана, как с обычными СКУД, ограничивают доступ сотрудника в зоны, нецелевые для его компетенции.

Системы учета рабочего времени. Наиболее комплексные решения, позволяют мониторить всё, что сотрудник делает за рабочим местом.

Идеальный результат дает комбинирование методов, но системы учета рабочего времени — наиболее современные и практичные решения, потому что они дают четкий ответ на вопрос — что сотрудник делает прямо сейчас и что делал в любой другой момент рабочего дня.

Что дает контроль рабочего времени

Такие решения предоставляют руководителю подробную и наглядную сводку о том, как протекает рабочий день сотрудника. Также система может формировать отчеты за разные промежутки времени и предоставлять заданные сведения в режиме онлайн.

Идея в том, что с такой программой руководитель точно знает, насколько эффективно работает тот или иной сотрудник — как часто он отвлекается, как вежливо и убедительно общается с клиентами и подрядчиками, почему медленно или наоборот — быстро реагирует на указания.

То есть теперь не возникает ситуаций, когда отдел показал не лучший результат, а руководитель не понимает — чья это вина. Теперь он точно знает, кто удостоится похвалы, а кто — санкций. Специалисты по работе с персоналом и психологи в крупных компаниях сходятся во мнении, что регулярное поощрение (пусть даже словесное) со стороны руководителя — важный мотивационный фактор. Наравне с дисциплинарным взысканием, само собой. А без них в компании неминуемо набирают обороты деструктивные процессы:

✔теряется время — как от нецелевого использования, так и в отсутствии качественной мотивации;

✔пропадает заинтересованность — потому что какая разница, если никто не смотрит и нет смысла перерабатывать;

✔снижается уровень загруженности и понимания бизнес-процессов — сотрудник теряет инициативность и компетентность;

✔ухудшается контроль — когда нет четких форм отчетности и наглядных результатов, руководителю сложно выдвигать конкретные требования.

Системы учета рабочего времени решают все эти проблемы. Система действует лишь только в рабочие часы и отключается, когда у работника обеденный перерыв. Зачастую сотрудник может выключить программу в любой момент, но за то время, что она не будет работать, ему надо будет предоставить самостоятельный отчет.

Похожие решения особенно востребованы в случае с удаленными сотрудниками, так как почти многие компании сегодня предпочитают услуги специалистов на аутсорсе и фрилансеров — зачастую это дешевле и эффективнее. Системы учета рабочего времени можно устанавливать на ПК удаленных сотрудников, они будут включаться с началом рабочего дня и выключаться с его завершением.

Наглядные результаты применения системы для руководителя:

✔вы узнаёте, кто и на чем теряет рабочее время;

✔понимаете, как оптимизировать бизнес-процессы;

✔видите, где изыскать резервы рабочего времени;

✔точно знаете, кого поощрить, а кого удостоить санкциями;

✔регулируете мотивацию, дисциплину и компетенцию.

Автоматизированные системы контроля рабочего времени

Все современные программные решения по контролю рабочего времени автоматизированы. Это значит, что руководитель проводит первичную настройку, задает параметры отчетности, оповещения и тд., а дальше система всё делает самостоятельно. Что позволяет решить сразу комплекс проблем:

Проблема опозданий. Прийти в офис можно в 9:00, но пока сотрудник заварит себе кофе, пока поговорит с коллегами — может пройти еще час. Программа контроля, отслеживая время запуска приложений и действия сотрудника в них, точно скажет, когда он начал свой рабочий день.

Проблема нецелевого использования рабочего времени. Система фиксирует, сколько времени сотрудник провел в той или иной программе, на том или ином сайте, даже в мессенджере. Несанкционированные приложения и сайты (например, социальные сети) можно ограничить в доступе, либо задать соответствующие параметры, позволяющие зафиксировать факт запуска, после чего инициируется отправка «уличающего» скриншота руководителю. В любом случае, программа отследит, сколько времени сотрудник писался в ВК, а не работал.

Проблема приоритетов. Системы контроля включают кейлоггеры и позволяют фиксировать все взаимодействия сотрудника с клавиатурой и мышью. Это не нарушает неприкосновенность личных данных, потому что в рабочий день за рабочим ПК у сотрудника нет личного времени, оно корпоративное. Плюс система таким образом защищает от инсайдерских сливов.

Другой важный момент — качественные системы контроля предоставляют сводки в режиме онлайн, то есть руководитель в форме сводной таблицы видит, чем занимается каждый из его сотрудников прямо сейчас. Это позволяет эффективно координировать работу отделов и оперативно реагировать на все решения специалистов. Так современные системы учета рабочего времени переводят контроль на принципиально иной уровень.

Все вопросы вы можете задать нам по телефону в Рязани +7 (4912) 51-35-64

Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.